Контроль расходников по номерам и сотрудникам с программой “Складолог”

Аналитика Контроль расходников по номерам и сотрудникам с программой “Складолог”

Программа Складолог показывает, где находятся расходники, кто их получил и в какие номера они поступили. Управляющий видит выдачи и остатки, а команда заранее планирует пополнение.

Разберем, как это работает на примере отеля Nochnik на 96 номеров.

Если выдачу не фиксируют, товары уже могут быть на этажах или в номерах, а в таблице все еще числиться на складе. Заказ приходится составлять после ручного пересчета или по памяти. Одни позиции закупают с избытком, другие срочно докупают перед заездом гостей.

В Складологе сохраняется история операций: кто, когда и куда выдал товар, оформил возврат или списание. По этим записям управляющий может разобраться в расходе и найти причину расхождений.

Как сотрудники работают со складом

При приемке сотрудник вносит товары и количество в программу, затем распределяет запасы по местам хранения. QR-коды помогают находить нужную локацию и фиксировать перемещения.

Горничная оформляет выдачи, возвраты и списания в мобильном приложении. Для сканирования достаточно камеры смартфона. Отдельный терминал сбора данных для базовых складских операций покупать не требуется.

Арсен Абдурахманов, основатель и генеральный директор:

«Складолог — мобильное приложение, которое превращает обычный смартфон в полноценный терминал сбора данных».

Каждому сотруднику настраивают доступ к нужным операциям. Горничной — к работе с расходниками, супервайзеру — к пополнениям и отчетам, управляющему — к аналитике и настройкам.

При инвентаризации команда пересчитывает товары, а программа сравнивает фактические остатки с учетными. Проверить расхождения помогает история выдач, возвратов и списаний.

Операции важно записывать сразу. Если товар выдали утром, а запись внесли вечером, весь день программа будет показывать завышенный запас.

Как планировать пополнение

Для каждого товара задают минимальный остаток.
Когда запас приближается к этому значению, Складолог отправляет уведомление. История расхода помогает рассчитать следующий заказ.

Минимальный запас должен покрывать потребность отеля на время доставки. При расчете учитывают ожидаемую загрузку, нормы комплектации и количество заездов или ночей проживания. Если загрузка или сроки поставки меняются, настройки пересматривают.

Настроенный автозаказ готовит заявку поставщику. Перед подтверждением ее проверяет ответственный сотрудник.

Как заказать товар из карточки расходника

Через интеграцию с TL.Market расходник связывают с товаром поставщика. Его можно заказать прямо из карточки в Складологе: программа подставляет позиции и количество, сотрудник проверяет заказ. Оплата проходит на стороне TL.Market.

Заново искать товар и переносить его название вручную не нужно. При настройке важно учесть упаковку: склад может считать расходники поштучно, а поставщик продавать коробками.

После доставки сотрудник сверяет товар с заказом и оформляет приемку. В остатки попадает фактически полученное количество, даже если поставка была неполной.

Как внедрить учет в отеле

Сначала определяют места хранения, список товаров и обязанности сотрудников. Затем переносят в программу проверенные остатки и настраивают доступ.

Для гостиничного склада Складолог заявляет внедрение за 1–3 дня. На настройку складов, номеров и товаров отводится 2–3 часа, на обучение базовым операциям — около 30 минут. Сроки переноса данных и настройки интеграций уточняют до запуска.

Обучать сотрудников удобно на привычных задачах: принять поставку, выдать комплект в номер, оформить возврат. После запуска супервайзер может проверять журнал и помогать исправлять ошибки.

Арсен Абдурахманов, основатель и генеральный директор «Складолога»:

«Я убежден, что технологии должны быть простыми, понятными и приносить реальную пользу бизнесу».

Бухгалтерский учет можно оставить в действующей системе.
У Складолога заявлены интеграции с 1С и МойСклад, обмен через API. Связь с системой управления отелем при необходимости настраивают отдельно.

Результаты внедрения в отеле Nochnik

В Nochnik служба хаускипинга и ночного сервиса насчитывает 31 сотрудника. Команда работает в трех сменах. До внедрения мини-бары наполняли по-разному: в одних номерах товаров было слишком много, в других не хватало. Ночные выдачи выясняли утром, между сменами возникали споры.

Для категорий номеров настроили стандарты наполнения мини-баров. Сотрудники получили персональные логины, а операции стали записывать с именем исполнителя и временем. Дежурный менеджер смог проверять остатки и действия ночной смены с телефона.

В опубликованном кейсе приведены такие результаты:

Что отслеживать после запуска

Общая сумма закупок зависит от загрузки и объема запасов, поэтому ее полезно сравнивать с фактическим расходом товаров за тот же период.

Для оценки результата управляющему стоит следить за несколькими показателями:

• расходом и стоимостью товаров на заезд или занятую номероночь;
• отклонениями от норм комплектации;
• частотой и стоимостью срочных закупок;
• расхождениями между учетными и фактическими остатками;
• временем на инвентаризацию и подготовку заказов.

Сравнивайте периоды с близкой загрузкой или считайте расход на один заезд. Учитывайте категорию номера и правила комплектации.

Начать можно с гостевой косметики: зафиксировать остатки, выдачи, возвраты и расход по номерам. Сопоставление с числом заездов и нормами покажет, где возникают расхождения.

Подробнее о гостиничном сценарии программы и кейсе Nochnik — на сайте Складолога.

Интересные статьи:

► От репутации до кадров: зачем бизнесу промышленный туризм
► Каналы продвижения турпродукта в Китае: где рождается желание поехать и где закрывается бронь
► SberDevices и «Ростелеком» предложат отельерам комплекс решений для управления гостиницей и оснащения номеров

Хотите больше актуальной и эксклюзивной информации?

Подписывайтесь на Телеграм канал ►

—
Источник